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Ausgangslage

Beschluss des USZ zur Aufsplittung des Bereichs Patientenad-ministration und Bildung einer neuen Einheit der Patientenauf-nahme. Die Verteilung der Teams in die Bereiche ist nicht defi-nitiv ausgearbeitet und soll im Rahmen des Mandates geklärt werden. Die Teams verweisen auf Unklarheiten bezüglich fachlicher Zuständigkeit, auf eine unzulängliche Kommunikati-on und auf eine nicht ausreichende Abstimmung unter den Verantwortlichen. Eine zu hohe Fluktuation und neu zu beset-zende Kaderstellen kennzeichnen die Situation.

Aufgabenstellung

Festlegung der definitiven Aufbauorganisation;

Klärung der definitiven Besetzung der Kaderstellen auf Stufe Abteilungsleitung im Bereich Patientenaufnahme;

Festlegung der Kaderpflichtenhefte und der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten;

Ausmerzung der Doppelspurigkeiten, Vervollständigung der Prozessdokumentation und der Prozesshandbücher und Herstellung der Prozesseffizienz;

Behebung von Fehlern und Inkonsistenzen durch die Fest-legung und Umsetzung von Qualitätsstandards in den Pro-zessen;

Erstellung und Umsetzung eines Schulungskonzeptes.

Vorgehen

Interviews/Befragungen der betroffenen Kader zu den aufbauorganisatorischen Varianten;
Interviews mit Kadern und Schlüsselpersonen zum Schu-lungsbedarf;

Entwicklung von Prozesskennzahlen und Aufnahme der Prozesssteuerung (z.B. Abbau der hohen Restanzen von Fällen ohne Austrittsvariablen);
Entwicklung von aufbauorganisatorischen Varianten für die Patientenaufnahme und einer Empfehlung zuhanden des Direktors Finanzen; Umsetzung der neuen Aufbauor-ganisation.

Resultat & Erfolg

Die von Herrn Bruderer vorgeschlagene und entwickelte Variante der Aufbauorganisation wurde mit wenigen Ab-strichen umgesetzt.
Herr Bruderer hat in mehreren Kader-Workshops die Abgrenzungsthemen zwischen den Abteilungen identifi-ziert, sodass die Kader die Aufgabenverschiebungen ge-zielt angehen konnten;

Der Abbau der hohen Pendenzen im Bereich nicht grup-pierbaren Fälle ohne Austrittsvariablen konnte vollständig erbracht werden. Dies auch aufgrund des von Herrn Bru-derer veranlassten Steuerungsinstrumentes der einge-setzten Ressourcen und des Pendenzenstandes.
Die wesentlichen Handbücher sind identifiziert und wurden von den Kadern nachgeführt. Herr Bruderer hat basierend darauf den konkreten Schulungsbedarf identifiziert und ein Schulungskonzept entwickelt, welches diverse Schu-lungsmodule hervorbrachte.

Herr Bruderer vertrat die Ad-Interim-Leiterin des Bereichs Patientenaufnahme für die Dauer von ca. 2 Monaten.